6 lời khuyên để trở thành một nhà quản lý vĩ mô thành công

Quản lý vĩ mô là phương pháp có thể kích thích sự sáng tạo và tăng cường sự cam kết của các thành viên trong nhóm. Để các bạn có thể áp dụng thực tiễn hiệu quả phương pháp này, nội dung sau đây sẽ xoay quanh 6 mẹo để bạn áp dụng phương pháp này được chính xác và hiệu quả hơn.

1. Luôn luôn làm rõ mọi thứ

Làm rõ mục tiêu cuối cùng với tất cả các thành viên trong nhóm là một trong những chìa khóa thành công của quản lý vĩ mô. Nếu bạn trao cho họ quyền kiểm soát, phải chắc chắn rằng tất cả các thành viên đều đang đi theo cùng một hướng.

Kim tự tháp của sự minh bạch (Pyramid of Clarity) là một gợi ý cho các bạn áp dụng để điều phối công việc của các thành viên trong nhóm luôn xoay quanh mục tiêu cuối cùng. Để một nhóm được hoạt động hiệu quả, mỗi cá nhân phải có khả năng xác định được ai và khi nào phải làm việc gì. Từ đó, biết được cần có sáng kiến gì có thể hỗ trợ cho công việc, các mục tiêu hướng tới cũng như biết ưu tiên việc gì làm trước để sớm đạt mục tiêu.

Đặc biệt, phải chắc chắn rằng các thành viên trong nhóm có thể xác định được:

Nỗ lực của họ đóng góp như thế nào vào việc đạt được các mục tiêu chung của nhóm và công ty.
Những nhiệm vụ thực sự quan trọng.
Những thời hạn phải hoàn thành trong bất kỳ trường hợp nào.
Nhiệm vụ hoặc thời hạn có thể linh hoạt.

2. Luôn có mặt khi nhân viên cần

Là một lãnh đạo, bạn chính là người hỗ trợ mạnh nhất cũng như là huấn luyện viên tốt nhất cho nhóm của mình. Nếu quản lý vĩ mô giúp cho nhân viên của bạn khả năng quản lý công việc của họ một cách tự chủ thì nhà lãnh đạo phải luôn sẵn sàng giải quyết các vấn đề tiềm ẩn và hỗ trợ họ nếu cần. Và hãy luôn nhớ làm gương và đặt ra các quy tắc làm việc cho nhóm của mình.

Thiết lập một hệ thống quản lý và điều phối công việc là một phương pháp cho phép nhà lãnh đạo xuất hiện khi đội nhóm của mình cần. Khi mọi người biết ai đang làm gì và trong giai đoạn nào, các thành viên trong nhóm có được tầm nhìn và sự rõ ràng về những gì cần phải làm, nhưng cũng có thể xác định ai chịu trách nhiệm về việc gì. Đối với hầu hết chúng ta, điểm này cực kỳ quan trọng và đã được chứng minh bằng con số gần 70% thành viên nhóm được khảo sát tin rằng họ sẽ có thể đạt được mục tiêu tốt hơn nếu có quy trình quản lý doanh nghiệp rõ ràng (Anatomy of Work). Như vậy, cung cấp cho các thành viên trong nhóm các công cụ hiển quản lý công việc sẽ giúp bạn lùi lại và yên tâm trao quyền cho nhân viên mình làm việc cũng như để nhân viên của bạn tự tin hơn trong việc quản lý các quy trình làm việc của đội nhóm mình.

3. Làm rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên

Mặc dù quản lý vĩ mô để cho nhân viên tự đưa ra quyết định và nhà lãnh đạo chỉ hỗ trợ nếu nhân viên của mình cần và ngay khi họ cần. Tuy nhiên, một đội nhóm làm việc hiệu quả vẫn là một đội nhóm có xác định rõ ràng trách nhiệm của từng người.Việc làm rõ vai trò và trách nhiệm cần có thời gian nhưng là cần thiết vì những lợi ích mà nó mang lại. Những khó khăn hay không chắc chắn trong việc xác định vai trò và trách nhiệm của mỗi người có thể được giải quyết bằng cách chia nhỏ nhóm thành những nhóm nhỏ hơn hay dự án riêng biệt. Mỗi nhiệm vụ chỉ nên có một người lãnh đạo duy nhất làm đầu mối để các thành viên khác trong nhóm biết cần liên hệ với ai khi có câu hỏi hoặc vấn đề xảy ra. Tổng hợp, báo cáo các vai trò và trách nhiệm này trong một tài liệu dùng chung để mọi người có thể tham khảo khi cần thiết.

4. Giải phóng thời gian để các thành viên tập trung hơn

Nhà quản lý vĩ mô cần để cho nhân viên của mình có thể tự điều khiển thời gian của họ. Đặc biệt khuyến khích họ có những khoảng thời gian riêng cho bản thân được tập trung bằng cách ngừng liên lạc hay tắt thông báo các ứng dụng điện tử… Việc này sẽ giúp họ có thêm thời gian làm việc mà không bị phân tâm, nhưng cũng là bằng chứng về sự tin tưởng của bạn dành cho họ. Bạn không cần phải liên hệ hay trao đổi với nhân viên cả ngày chỉ để chắc chắn rằng họ đang làm tốt công việc của mình.

Đồng thời, nhà quản lý cũng cần rõ ràng về thời gian và lịch trình làm việc của mình và cho nhân viên của mình biết về nó để họ có thể tìm đến bạn khi họ cần. Như vậy cả hai bên không cần phải chờ đợi phản hồi từ phía bên kia mà biết rõ khi nào đối phương có thể trao đổi hay giúp đỡ bạn.

5. Luôn nắm rõ tình hình tổng quan công việc của nhóm

Trước khi giao nhiệm vụ cho nhân viên của mình, nhà quản lý vĩ mô phải hiểu rõ mục tiêu và nhiệm vụ phải làm để đạt được mục tiêu, từ đó có tổng thể những nhiệm vụ cần giao, giao cho ai; sau đó mới giải thích và giao vai trò và nhiệm vụ cho nhân viên của mình. Điều này sẽ giúp cho nhóm của bạn luôn biết rõ vai trò và nhiệm vụ của họ cũng như hiểu rằng bạn là người lãnh đạo có thể tin tưởng được và có thể tìm đến khi cần.

Khi kiểm soát quá trình làm việc của nhóm, nhà quản lý vĩ mô cần đặc biệt chú ý đến các điểm sau:

Kế hoạch dự án được phát triển như thế nào (nhóm có đi theo một hướng cụ thể không)?
Mục tiêu và chỉ số thành công có rõ ràng không (công việc của cách thành viên có thể định lượng được không)?
Các bên liên quan tham gia ở mức độ nào (các cá nhân có liên quan có nhận thức được công việc đang tiến hành đến giai đoạn nào không)?
Nhóm đang có tiến triển như thế nào và tình trạng của dự án là gì (đúng tiến độ,có rủi ro hay bị trễ hạn không)?

6. Tránh tình trạng kiệt sức trong đội nhóm

Là người quản lý, bạn cũng cần phải có trách nhiệm xác định các phương pháp làm việc tốt để giúp nhóm của mình đang có các thói quen tốt. Nghĩa là bạn cần phải giúp nhân viên hiểu rõ rằng họ phải dành thời gian để thư giãn và tránh bị kiệt sức trong suốt quá trình làm việc. Làm việc quá sức và căng thẳng lặp đi lặp lại dẫn đến tình trạng kiệt sức và việc này làm ảnh hưởng lớn đến chất lượng công việc về lâu dài.

Bên cạnh việc khuyến khích các thành viên trong nhóm dành thời gian nghỉ ngơi khi họ cần, nhà quản lý cũng cần phải đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm chỉ đang giải quyết những nhiệm vụ quan trọng nhất của mình. Ma trận Eisenhower (Eisenhower Matrix) là một giải pháp để giúp nhân viên của bạn không bị xao lãng bởi những nhiệm vụ rác và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hoặc khẩn cấp.

Ngoài ra, người quản lý vĩ mô cũng cần nhấn mạnh với nhân viên của mình rằng bạn tin tưởng họ có thể hoàn thành tất cả các nhiệm vụ chính. Trao quyền cho nhân viên là: Để họ ưu tiên hóa công việc của mình, ủy thác các nhiệm vụ cho người khác có thể thực hiện được và hoãn các hoạt động không cần ưu tiên.

Chìa khóa cho một nhóm hoạt động dưới phong cách quản lý vĩ mô là luôn để cho tất cả các thành viên trong đội nhóm của mình xác định được vai trò và nhiệm vụ của họ cũng như hiểu được giá trị của những nỗ lực của họ đối với sự thành công của cả nhóm. Đặc biệt, nhà quản lý cũng cần phải luôn sẵn sàng cung cấp cho nhân viên của mình những công cụ mà họ cần để hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình.